buhseo

Автор:  Георгиця Валентина

Починаючи з 2022 року Україна стала одним із найбільших гуманітарних центрів Європи. Сотні міжнародних NGO, благодійних фондів, гуманітарних місій та іноземних організацій допомоги зайшли в Україну для реалізації гуманітарних програм, проєктів відновлення, медичних ініціатив, логістичних та кризових операцій.

Разом із цим багато організацій зіткнулися з питанням, яке часто недооцінювали під час швидкого запуску діяльності в умовах війни: юридичний статус іноземних працівників та гуманітарного персоналу в Україні.

На практиці ми постійно стикаємося із ситуаціями, коли міжнародні організації плутають правовий статус:

• іноземних представництв;
• українських благодійних фондів, створених іноземними засновниками;
• волонтерів;
• іноземних працівників, які тимчасово працюють в Україні;
• консультантів та гуманітарних координаторів.

Починаючи з 2022 року саме ці помилки стали одним із найпоширеніших комплаєнс-ризиків для міжнародних організацій, що працюють в Україні.

Представництво — це не те саме, що український благодійний фонд

Одне з найбільших непорозумінь стосується самої структури організації.

Багато міжнародних NGO створюють в Україні окрему юридичну особу — зазвичай благодійний фонд або громадську організацію. Юридично така структура стає самостійною українською організацією, яка повністю регулюється українським законодавством.

При цьому багато організацій помилково вважають, що якщо засновником є іноземний фонд чи міжнародна організація, то іноземні працівники автоматично зберігають «особливий міжнародний статус» під час роботи в Україні.

Це не так.

Український благодійний фонд — це окрема юридична особа. Його працівники працюють за українським трудовим законодавством, українськими правилами payroll, українськими податковими нормами та правилами кадрового оформлення.

І ця модель кардинально відрізняється від діяльності представництва іноземної організації.

Представництво іноземної організації: інша структура — інші наслідки

Представництво іноземної NGO не є окремою юридичною особою. Воно діє від імені та за дорученням головного офісу за кордоном.

Саме ця відмінність створює суттєві юридичні та операційні наслідки.

Працівники представництв можуть юридично залишатися пов’язаними з іноземною материнською структурою, при цьому фізично виконуючи роботу на території України. Залежно від структури для іноземних працівників можуть застосовуватися окремі міграційні механізми, які історично відрізнялися від стандартних дозволів на працевлаштування.

Раніше представництва широко використовували спеціальні службові картки та спрощені процедури для іноземного персоналу. І хоча міграційне законодавство після 2022 року суттєво змінювалося, представництва досі функціонують за принципово іншою моделлю комплаєнсу порівняно зі звичайними українськими юридичними особами.

Це критично важливо для:

• міграційного комплаєнсу;
• структури payroll;
• ризиків податкового резидентства;
• кадрового оформлення;
• міжнародної виплати заробітної плати;
• гуманітарних mobility-програм.

Працівники — це працівники, а не «волонтери»

Ще одна велика проблема — зловживання статусом волонтера.

Багато міжнародних та українських організацій несвідомо створюють серйозні юридичні ризики, оформлюючи фактичних працівників як «волонтерів».

Згідно з українським законодавством, волонтер не отримує заробітну плату, бонуси, регулярні виплати чи інші трудові винагороди.

Однак на практиці ми регулярно бачимо ситуації, коли люди:

• працюють full-time;
• підпорядковуються менеджменту;
• мають робочий графік;
• керують командами;
• координують операційну діяльність;
• отримують регулярні щомісячні виплати;
• виконують ключові функції організації.

З точки зору українських органів контролю, такі особи є не волонтерами, а найманими працівниками.

Особливо гостро ця проблема проявилася після 2022 року, коли гуманітарні структури дуже швидко масштабували свою присутність в Україні без повної перебудови внутрішніх compliance-процесів.

Податкове резидентство: ризик, який недооцінюють майже всі

Друга критична проблема — податкове резидентство.

Багато іноземних працівників помилково вважають, що якщо заробітна плата продовжує надходити з-за кордону, то податкових зобов’язань в Україні не виникає.

Насправді ситуація значно складніша.

Відповідно до українського податкового законодавства, особа може бути визнана податковим резидентом України, якщо перебуває на території України понад 183 дні протягом календарного року.

Крім фізичної присутності, податкові органи можуть аналізувати:

• центр життєвих інтересів;
• структуру працевлаштування;
• місце проживання сім’ї;
• житло;
• джерела доходу;
• фактичне управління діяльністю в Україні.

Це означає, що іноземні гуманітарні працівники, координатори, project managers та operational staff можуть несвідомо отримати статус податкового резидента України навіть у разі формального працевлаштування за кордоном.

У такому випадку людина може бути зобов’язана:

• декларувати worldwide income в Україні;
• розкривати інформацію про іноземну зарплату;
• аналізувати застосування міжнародних конвенцій про уникнення подвійного оподаткування;
• сплачувати податки в Україні.

І саме цей ризик більшість організацій системно недооцінює.

Відрядження — це не локальне працевлаштування

Ще одна поширена помилка — неправильне трактування business trips.

Якщо працівник іноземної організації короткостроково приїжджає до України для координації, моніторингу чи гуманітарної діяльності, залишаючись працевлаштованим за кордоном, це може вважатися відрядженням.

Але якщо особа:

• постійно працює в Україні;
• керує локальними процесами;
• щоденно виконує операційну роботу;
• координує український персонал;
• фізично працює з українського офісу тривалий час,

для українських органів це вже може виглядати не як business trip, а як фактична трудова діяльність в Україні.

І це питання стає критичним під час:

• податкових перевірок;
• перевірок Держпраці;
• міграційного контролю;
• банківського фінмоніторингу.

Чому багато структур, створених у 2022 році, зараз потребують повного перегляду

У перші місяці повномасштабної війни багато міжнародних організацій заходили в Україну в режимі emergency response.

Через це:

• структури реєструвалися дуже швидко;
• тимчасові моделі ставали постійними;
• HR-процеси не перебудовувалися;
• payroll залишався хаотичним;
• волонтери поступово ставали фактичними працівниками;
• іноземний персонал залишався в Україні значно довше, ніж планувалося.

У результаті сьогодні багато міжнародних організацій накопичили серйозні комплаєнс-ризики, які ніколи системно не аналізувалися.

Ми постійно бачимо кейси, коли організації були впевнені, що працюють правильно, але під час аналізу виявлялися проблеми щодо:

• трудових відносин;
• payroll;
• податкового резидентства;
• волонтерського статусу;
• міграційного оформлення;
• звітності.

Ризик перекваліфікації трудових відносин

Якщо Державна податкова служба або Держпраці під час перевірки встановлять, що «волонтер» фактично виконував трудові функції, наслідки можуть бути дуже серйозними.

Організація може отримати:

• штрафи за неоформлених працівників;
• донарахування payroll taxes;
• донарахування ЄСВ;
• донарахування ПДФО та військового збору;
• штрафи та пеню за несвоєчасну сплату податків.

Станом на 2026 рік штраф за допуск працівника до роботи без належного оформлення може становити еквівалент 20 мінімальних заробітних плат за кожну особу.

Для великих міжнародних організацій це може створювати не лише фінансові, а й серйозні репутаційні ризики.

Комплаєнс більше не є «опцією»

Гуманітарний сектор України після 2022 року став значно більш регульованим.

Сьогодні міжнародні організації повинні чітко розуміти:

• хто є працівником;
• хто є волонтером;
• хто працевлаштований за кордоном;
• хто працює локально;
• хто може стати податковим резидентом України;
• яка саме організаційна структура використовується;
• чи відповідає реальна діяльність юридичній моделі організації.

Структура, обрана на старті діяльності, напряму впливає на:

• міграційні процедури;
• трудові обов’язки;
• payroll taxes;
• податкову звітність;
• ризики податкового резидентства;
• операційну гнучкість.

Головне питання, яке мають поставити собі міжнародні NGO

Головне питання — не «чи правильно ми подаємо звітність».

Головне питання:
«Чи відповідає наша юридична структура тому, як ми фактично працюємо в Україні?»

І для багатьох міжнародних NGO відповідь на це питання сьогодні потребує повного юридичного, податкового та операційного reassessment.

У 2026 році це вже не просто рекомендація. Це необхідна частина відповідальної роботи міжнародних гуманітарних організацій в Україні.

Саме тому питання tax residency analysis для міжнародних NGO після 2022 року перестало бути «формальністю». Для багатьох організацій це вже питання повноцінного міжнародного compliance management.  

Іноземець, що отримує дохід з українського джерела, автоматично стає суб’єктом українського податкового законодавства. Питання подвійного оподаткування іноземця виникає тоді, коли одночасно два держави — Україна та країна резидентства — претендують на податок з одного й того самого доходу. Однак чинна система міжнародних конвенцій і норми Податкового кодексу України дають іноземцю конкретні правові інструменти, щоб цього уникнути.

Хто вважається нерезидентом і платить податки

Статус нерезидента визначає обсяг податкових зобов’язань в Україні. Іноземець отримує цей статус, якщо не відповідає критеріям резидентності за ПКУ.

Податковий статус іноземця визначається за такими критеріями:

• Строк перебування: особа, що провела в Україні менше 183 днів протягом податкового року, залишається нерезидентом.
• Центр життєвих інтересів: відсутність постійного житла, сім’ї або основного джерела доходу в Україні підтверджує нерезидентський статус.
• Реєстрація СПД: іноземець, зареєстрований підприємцем в Україні, набуває статусу резидента незалежно від строку перебування.
• Самостійне визначення: іноземець може підтвердити резидентство України через ДПС — це відкриває доступ до пільг за DTT.

Саме статус нерезидента визначає, які доходи підлягають оподаткуванню в Україні — лише ті, що мають джерело походження з її території.

Ставки ПДФО та військового збору для іноземців

Україна не встановлює дискримінаційних ставок для іноземців — нерезиденти сплачують ті самі базові ставки, що й громадяни України. Нижче наведено актуальні ставки для доходів з українських джерел.

Тип доходу	Ставка ПДФО	Військовий збір
Заробітна плата від українського роботодавця	18%	5% (з 01.01.2025)
Дохід від нерухомості в Україні (перший продаж, понад 3 роки у власності)	0%	0%
Дохід від нерухомості (інші випадки)	18%	5%
Дивіденди від українських компаній	18%	5%
Дохід е-резидента (єдиний податок 3 групи)	5% (у межах ліміту)	—

Дохід у валюті перераховується у гривні за курсом НБУ на дату отримання. Водночас більшість угод DTT не поширюються на військовий збір — він сплачується окремо.

Як конвенція захищає іноземця від подвійного податку

Україна уклала угоди про уникнення подвійного оподаткування (DTT) з понад 70 країнами. Конвенція визначає, яка держава має першочергове право на оподаткування конкретного виду доходу, і усуває конфлікт між двома юрисдикціями.

Метод зарахування іноземного податку в Україні

Застосування конвенції DTT на практиці реалізується через три механізми:

• Метод зарахування (credit method): податок, сплачений в країні резидентства іноземця, зменшує його зобов’язання з ПДФО в Україні на відповідну суму. Наприклад, якщо іноземець сплатив 15% у своїй країні, а ставка ПДФО в Україні — 18%, доплата складе лише 3%.
• Метод звільнення з прогресією: дохід, вже оподаткований за кордоном, виводиться з бази оподаткування в Україні, але враховується для визначення застосовуваної ставки.
• Звільнення за конвенцією: окремі види доходів (наприклад, зарплата нерезидента, що фізично працює за межами України) повністю звільняються від українського ПДФО за умови надання підтвердного документа.

Щоб застосувати будь-який із цих механізмів, іноземець зобов’язаний надати роботодавцю або податковому органу легалізовану довідку про резидентство своєї країни до виплати доходу.

Е-резидентство як законна альтернатива для іноземця

З 1 квітня 2023 року іноземці отримали можливість вести бізнес з Україною без фізичного переїзду. Е-резидентство — це реєстрація через застосунок «Дія» після проходження фінансової та безпекової перевірки.

Е-резидент отримує такі можливості та умови:

• Статус платника єдиного податку 3 групи без ПДВ зі ставкою 5% від доходу у межах ліміту (понад ліміт — 15%).
• Електронний цифровий підпис та дистанційне відкриття рахунку в українському банку.
• Повністю електронний документообіг і листування з ДПС.
• Оподаткування в одній юрисдикції — без ризику подвійного нарахування.

Е-резидентами не можуть стати громадяни країни-агресора рф, особи з переліку FATF, а також іноземці, що вже мають активний дохід в Україні (крім пасивного). Е-резидентство — оптимальний інструмент для іноземців, що провадять діяльність дистанційно і прагнуть мінімізувати адміністративне навантаження.

Документи для підтвердження статусу нерезидента

Податкові органи приймають виключно офіційно оформлені документи. Усний опис ситуації або посилання на конвенцію без підтвердних паперів не є підставою для звільнення від ПДФО чи застосування пільгової ставки.

Стандартний пакет документів для іноземця включає:

1. Довідка про статус податкового резидента іноземної держави — видається уповноваженим органом країни резидентства, підлягає легалізації (апостиль або консульська легалізація) та офіційному перекладу українською мовою.
2. РНОКПП — реєстраційний номер облікової картки платника податків, обов’язковий для будь-яких розрахунків з українськими контрагентами.
3. Декларація про майновий стан і доходи — подається до 1 травня наступного року; за відсутності необхідних документів строк може бути перенесено до 31 грудня.
4. Довідка про суму сплаченого податку за кордоном — необхідна для застосування методу зарахування за статтею 13 ПКУ; також підлягає легалізації.

Довідку про резидентство необхідно оновлювати щороку — це гарантує безперервне застосування пільг за конвенцією DTT.

Бухгалтерський супровід іноземців від BuhalteriO

Легалізація документів, визначення статусу нерезидента, вибір правильного механізму DTT і своєчасне подання декларації — кожен із цих кроків вимагає точного знання ПКУ та міжнародного податкового права. Помилка на будь-якому етапі призводить до донарахування ПДФО, штрафів і втрати права на пільгу.

BuhalteriO супроводжує іноземців та нерезидентів на кожному етапі: від отримання РНОКПП і реєстрації е-резидента до правильного застосування конвенцій DTT і подання звітності. Замовте послугу для іноземців та нерезидентів і усуньте податкові ризики до їх виникнення.

Часті запитання про оподаткування іноземців в Україні

Чи платить іноземець-нерезидент ПДФО з українських доходів?

Іноземець-нерезидент сплачує ПДФО 18% з доходів, що мають джерело походження в Україні. Якщо між Україною та країною іноземця діє конвенція DTT, податок зараховується і подвійного оподаткування не виникає.

Як уникнути подвійного оподаткування за наявності конвенції DTT?

Іноземець надає роботодавцю або податковому органу легалізовану довідку про резидентство своєї країни до виплати доходу. Застосовується метод зарахування: податок, сплачений за кордоном, зменшує зобов’язання в Україні на відповідну суму.

Що дає е-резидентство іноземцю з точки зору податків?

Е-резидент сплачує єдиний податок 3 групи за ставкою 5% від доходу без необхідності фізично перебувати в Україні. Це законний спосіб вести бізнес з Україною і сплачувати податки в одній юрисдикції.

Поворотна фіндопомога (ПФД) — один з найпоширеніших інструментів поповнення оборотних коштів підприємства. Згідно з пп. 14.1.257 ПКУ, це сума коштів, що надається за договором без нарахування процентів і є обов’язковою до повернення. На відміну від банківського кредиту, ПФД не потребує ліцензій і доступна від будь-якої фізичної або юридичної особи — зокрема від засновника чи директора ТОВ. Саме простота залучення робить цей інструмент популярним — і водночас зоною частих облікових помилок.

Фіндопомога від засновника: як правильно оформити договір

Що обов’язково прописати в договорі ПФД

Договір ПФД укладається у простій письмовій формі. Якщо позикодавець — юридична особа, письмова форма обов’язкова незалежно від суми (ст. 1047 ЦКУ). У договорі мають бути чітко визначені: сума (разова або гранична), умова безпроцентності (пряме формулювання є обов’язковим — за замовчуванням договір позики вважається платним згідно зі ст. 1048 ЦКУ), строк повернення, порядок передачі коштів і первинний документ, що підтверджує факт передачі.

Відсутність будь-якого з цих елементів створює підстави для переквалі­фікації ПФД у фінансову послугу або для оскарження правочину.

Підписання договору директором-засновником: юридичний ризик

Якщо директор одночасно є засновником і підписує договір з обох сторін — від імені підприємства та від себе як фізичної особи — такий правочин порушує ст. 238 ЦКУ і може бути визнаний нікчемним. Рішення просте і стандартне: оформити довіреність на іншого працівника підприємства, який підпише договір від імені юридичної особи. Правильно оформлена довіреність повністю захищає правочин від будь-якого оскарження.

ТОВ фіндопомога: строки повернення та наслідки прострочення

Чому строк у договорі — критична деталь для обліку

Строк ПФД визначає, як вона класифікується в обліку. Якщо до дати погашення залишається більше 12 місяців від найближчої дати балансу — заборгованість є довгостроковою і підлягає дисконтуванню. Якщо до 12 місяців — поточною, дисконтування не застосовується (п. 11 НП(С)БО 11).

Поширена практика: встановлювати строк 1 рік і за потреби продовжувати його додатковими угодами. Кількість таких пролонгацій законодавством не обмежена. Важливо: прострочена ПФД не стає довгостроковою — вона залишається поточною заборгованістю, що підтверджено постановою Верховного Суду від 04.12.2019 у справі № 826/16321/18.

Наслідки неповернення для платників єдиного податку

Для платників ЄП 1–3 груп неповернення ПФД протягом 12 календарних місяців з дня отримання тягне включення суми до оподатковуваного доходу (пп. 3 п. 291.11 ПКУ). Для платників податку на прибуток жодних строкових обмежень немає — операція не впливає на фінансовий результат ні при отриманні, ні при поверненні.

Дисконтування заборгованості по ПФД: коли виникає і як уникнути помилок

Коротко- та довгострокова ПФД: різний підхід до обліку

Підприємства, що ведуть облік за НП(С)БО, дисконтують лише довгострокові зобов’язання з чітко визначеною майбутньою датою погашення. Підприємства на МСФЗ зобов’язані дисконтувати будь-яку довгострокову безвідсоткову позику — з використанням ринкової ставки відсотка на аналогічний інструмент (МСФЗ 9, МСБО 39). Під час воєнного стану жодних спеціальних виключень щодо дисконтування ПФД не передбачено — це підтверджено листом МФУ від 20.02.2024 № 41010-06-62/5120.

Доходи та витрати, що виникають у бухобліку внаслідок дисконтування, приймаються в податковому обліку без коригувань (ЗІР 103.12). Правильна класифікація строку ПФД з першого дня — це не формальність, а захист від донарахувань за результатами перевірки.

Оподаткування поворотної фіндопомоги: податок на прибуток, ПДВ, ПДФО

Нижче — зведена таблиця податкових наслідків операцій з ПФД, яка охоплює всі ключові податки та дає змогу швидко оцінити навантаження без зайвих розрахунків.

Податок	Наслідки при отриманні та поверненні ПФД
Податок на прибуток	Не впливає на фінрезультат; доходи/витрати від дисконтування — без коригувань (ЗІР 103.12)
ПДВ	Не виникає — ПФД не є постачанням товарів або послуг (ЗІР 101.04)
ПДФО / ВЗ	Не оподатковується при поверненні (п. 165.1.31 ПКУ); відображається в додатку 4ДФ: код 197 — при видачі, код 153 — при поверненні фізособі

Нульове податкове навантаження при коректному оформленні — головна перевага ПФД перед іншими формами фінансування. Ключова умова: дотримання всіх вимог до договору та строків.

Поворотна фіндопомога з BuhalteriO: нуль помилок з першого дня

Договір без умови безпроцентності, підпис директора з обох сторін, помилкове призначення платежу, некоректна класифікація строку — кожна з цих помилок коштує підприємству часу, нервів і донарахувань. Комплексне обслуговування ТОВ від BuhalteriO охоплює повний цикл роботи з ПФД: від складання договору до коректного відображення в обліку та звітності. Залиште заявку — і отримайте консультацію вже сьогодні.

Часті запитання про поворотну фіндопомогу

Чи може директор надати ПФД своєму підприємству?

Так, директор як фізична особа має право надати підприємству поворотну фіндопомогу. Однак підписувати договір одночасно від імені підприємства і від себе особисто він не може — це порушення ст. 238 ЦКУ. Договір від імені підприємства підписує інший працівник на підставі довіреності.

Що буде, якщо не повернути ПФД протягом 12 місяців?

Для платників податку на прибуток — жодних автоматичних податкових наслідків. Для платників ЄП 1–3 груп — сума ПФД включається до доходу і оподатковується єдиним податком. В обох випадках прострочена заборгованість залишається поточною і не підлягає дисконтуванню.

Чи потрібно дисконтувати безвідсоткову ПФД під час воєнного стану?

Воєнний стан не скасовує і не змінює загальних правил дисконтування. Якщо строк ПФД перевищує 12 місяців від найближчої дати балансу — дисконтування застосовується в загальному порядку згідно з НП(С)БО 11 або МСФЗ 9 залежно від облікової системи підприємства. Це підтверджено офіційною позицією МФУ (лист від 20.02.2024 № 41010-06-62/5120).