Автор:  Георгиця Валентина

Начиная с 2022 года, Украина стала одним из крупнейших гуманитарных центров Европы. Сотни международных NGO, благотворительных фондов, гуманитарных миссий и зарубежных организаций помощи зашли в Украину для реализации гуманитарных программ, проектов восстановления, медицинских инициатив, логистических и кризисных операций.

Вместе с тем, многие организации столкнулись с вопросом, который часто недооценивали во время быстрого запуска деятельности в условиях войны: юридический статус иностранных работников и гуманитарного персонала в Украине.

На практике мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда международные организации путают правовой статус:

  • иностранных представительств;
  • украинских благотворительных фондов, созданных иностранными учредителями;
  • волонтеров;
  • иностранных работников, временно работающих в Украине;
  • консультантов и гуманитарных координаторов.

Начиная с 2022 года, именно эти ошибки стали одним из самых распространенных комплаенс-рисков для международных организаций, работающих в Украине. 

Представительство — это не то же, что украинский благотворительный фонд

Одно из самых больших недоразумений касается самой структуры организации.

Многие международные NGO создают в Украине отдельное юридическое лицо – обычно благотворительный фонд или общественную организацию. Юридически такая структура становится самостоятельной украинской организацией, полностью регулируемой украинским законодательством.

При этом многие организации ошибочно считают, что если учредителем является иностранный фонд или международная организация, иностранные работники автоматически сохраняют «особый международный статус» во время работы в Украине.

Это не так.

Украинский благотворительный фонд – это отдельное юридическое лицо. Его работники работают по украинскому трудовому законодательству, украинским правилам payroll, украинским налоговым нормам и правилам кадрового оформления.

И данная модель кардинально отличается от деятельности представительства иностранной организации. 

Представительство иностранной организации: другая структура – ​​другие последствия

Представительство иностранного NGO не является отдельным юридическим лицом. Оно действует от имени и по доверенности головного офиса за рубежом.

Именно это отличие создает существенные юридические и операционные последствия.

Сотрудники представительств могут юридически оставаться связанными с иностранной материнской структурой, при этом физически выполняя работу на территории Украины. В зависимости от структуры для иностранных работников могут применяться отдельные миграционные механизмы, исторически отличающиеся от стандартных разрешений на трудоустройство.

Ранее представительства широко использовали специальные служебные карточки и упрощенные процедуры иностранного персонала. И хотя миграционное законодательство после 2022 существенно изменялось, представительства до сих пор функционируют по принципиально другой модели комплаенса по сравнению с обычными украинскими юридическими лицами.

Это критически важно для:

  • миграционного комплаенса;
  • структуры payroll;
  • рисков налогового резидентства;
  • кадрового оформления;
  • международной выплаты заработной платы;
  • гуманитарных mobility-программ.

Работники – это работники, а не «волонтеры»

Еще одна большая проблема – злоупотребление статусом волонтера.

Многие международные и украинские организации бессознательно создают серьезные юридические риски, оформляя фактических работников как «волонтеров».

Согласно украинскому законодательству, волонтер не получает заработную плату, бонусы, регулярные выплаты или другие трудовые вознаграждения.

Однако на практике мы регулярно видим ситуации, когда люди:

  • работают full-time;
  • подчиняются менеджменту;
  • имеют рабочий график;
  • управляют командами;
  • координируют операционную деятельность;
  • получают регулярные ежемесячные выплаты;
  • выполняют ключевые функции организации.

С точки зрения украинских органов контроля такие лица являются не волонтерами, а наемными работниками.

Особенно остро эта проблема проявилась после 2022 года, когда гуманитарные структуры быстро масштабировали свое присутствие в Украине без полной перестройки внутренних compliance-процессов.

Налоговое резидентство: недооцениваемый риск почти все

Вторая критическая проблема – налоговое резидентство.

Многие иностранные работники ошибочно полагают, что если заработная плата продолжает поступать из-за границы, то налоговых обязательств в Украине не возникает.

На самом деле ситуация гораздо более сложная.

Согласно украинскому налоговому законодательству, лицо может быть признано налоговым резидентом Украины, если находится на территории Украины более 183 дней в течение календарного года.

Кроме физического присутствия налоговые органы могут анализировать:

  • центр жизненных интересов;
  • структуру трудоустройства;
  • место жительства семьи;
  • жилье;
  • источники дохода;
  • фактическое управление деятельностью в Украине.

Это означает, что иностранные гуманитарные работники, координаторы, project managers и operational staff могут безотчетно получить статус налогового резидента Украины даже в случае формального трудоустройства за рубежом.

В таком случае человек может быть обязан:

  • декларировать worldwide income в Украине;
  • раскрывать информацию об иностранной зарплате;
  • анализировать применение международных конвенций об избежании двойного налогообложения;
  • платить налоги в Украине.

И именно этот риск большинство организаций системно недооценивают.

Командировка — это не локальное трудоустройство

Еще одна распространенная ошибка — неправильная трактовка business trips.

Если работник иностранной организации краткосрочно приезжает в Украину для координации, мониторинга или гуманитарной деятельности, оставаясь трудоустроенным за границей, это может считаться командировкой.

Но если лицо:

  • постоянно работает в Украине;
  • управляет локальными процессами;
  • ежедневно выполняет операционную работу;
  • координирует украинский персонал;
  • физически работает из украинского офиса длительное время,

для украинских органов это может выглядеть не как business trip, а как фактическая трудовая деятельность в Украине.

И этот вопрос становится критическим во время:

  • налоговых проверок;
  • проверок Гоструда;
  • миграционного контроля;
  • банковского финмониторинга

Почему многие структуры, созданные в 2022 году, сейчас нуждаются в полном пересмотре

В первые месяцы полномасштабной войны многие международные организации заходили в Украину в режиме emergency response.

Из-за этого:

  • структуры регистрировались очень быстро;
  • временные модели становились постоянными;
  • HR-процессы не перестраивались;
  • payroll оставался хаотичным;
  • волонтеры постепенно становились фактическими работниками;
  • иностранный персонал оставался в Украине гораздо дольше, чем планировалось.

В результате сегодня многие международные организации накопили серьезные комплаенс-риски, которые никогда системно не анализировались.

Мы постоянно видим кейсы, когда организации были уверены, что работают правильно, но при анализе выявлялись проблемы:

  • трудовых отношений;
  • payroll;
  • налогового резидентства;
  • волонтерского статуса;
  • миграционного оформления;
  • отчетности

Риск переквалификации трудовых отношений

Если Государственная налоговая служба или Гоструда во время проверки установят, что «волонтер» фактически выполнял трудовые функции, последствия могут быть очень серьезными.

Организация может получить:

  • штрафы за неоформленных работников;
  • доначисление payroll taxes;
  • доначисление ЕСВ;
  • доначисление НДФЛ и военного сбора;
  • штрафы и пеню за несвоевременную уплату налогов.

По состоянию на 2026 г. штраф за допуск работника к работе без надлежащего оформления может составлять эквивалент 20 минимальных заработных плат за каждое лицо.

Для крупных международных организаций это может создавать не только финансовые, но и серьезные риски репутации.

Комплайенс больше не является «опцией»

Гуманитарный сектор Украины после 2022 г. стал значительно более регулируемым.

Сегодня международные организации должны четко понимать:

  • кто является работником;
  • кто является волонтером;
  • кто трудоустроен за границей;
  • кто работает локально;
  • кто может стать налоговым резидентом Украины;
  • какая именно организационная структура используется;
  • соответствует ли реальная деятельность юридической модели организации.

Структура, выбранная на старте деятельности, напрямую влияет на:

  • миграционные процедуры;
  • трудовые обязанности;
  • payroll taxes;
  • налоговую отчетность;
  • риски налогового резидентства;
  • операционную упругость.

Главный вопрос, который должны задать себе международные NGO

Главный вопрос — не «правильно ли мы представляем отчетность».

Главный вопрос:

«Соответствует ли наша юридическая структура тому, как мы фактически работаем в Украине?»

И для многих международных NGO ответ на этот вопрос сегодня нуждается в полном юридическом, налоговом и операционном reassessment.

В 2026 году это уже не просто совет. Это часть ответственной работы международных гуманитарных организаций в Украине.